Pályázat bemutatása

Flexibilis, humánus, korszerű hivatalért
(Kódszáma: TÁMOP-2.4.5-12/7)

Elnyert támogatás: 11.971.413 Ft

A hivatal pályázata céljaival elérendő értékeket fejez ki a pályázat címével is: flexibilis, mert egyrészt a szervezetfejlesztés és a képzések által megerősödött alkalmazottai könnyebben alkalmazkodnak a növekvő társadalmi elvárásokhoz, másrészt működése is rugalmassá válik, humánus, mert az ügyfélközpontúság érvényesítése mellett az alkalmazottak érdekei is előtérbe kerülnek, és korszerű, mert folyamatosan a megújulásra, új kezdeményezések befogadására törekszik, pályázati tevékenységévei is.

Általános célok és a vállalt pályázati tevékenységek bemutatása

Úgy hisszük, hogy hivatalunk kellően probléma-érzékeny, azokat igyekszik felismerni és kezelni, ugyanakkor - szerénytelenség nélkül kijelenthetjük - megfelelően szervezett és nyitott is a választott atipikus foglalkoztatások bevezetésére.
A hivatalunk általános célja, hogy a hivatali-járási átszervezésekből adódó feladatkörök/részfeladatok átadását követően a megmaradtakra 2013. január 1-től egy olyan szervezetet építsen fel, amely az ügyfelek, a képviselők és a polgármester elvárásait, igényeit figyelembe véve hatékonyan, eredményesen, gazdaságosan működik, és segíti az alkalmazottakat munkájuk és magán-/családi életük összehangolásában.
Ennek érdekében az alábbi pályázati tevékenységeket célozza meg:

Előkészítő, megalapozó tevékenységek

1.1. Szervezeti szükségletfelmérés

Törzstevékenységek

2.1. Képzés
2.4. Dokumentációk át/kidolgozása
2.5. Munkaszervezés átalakítása
2.6. Munkaidők átszervezése
2.12. ERFA tevékenység

Kapcsolódó, önmagukban nem választható tevékenységek

3.1. Kommunikációs tevékenység
3.4. Projektmenedzsment
3.5. Tájékoztatás, nyilvánosság biztosítása
 
A „Munkafolyamatok racionalizálása” és a „Munkakörök racionalizálása, átszervezése” tevékenységeket pályázatunkban vállalt tevékenységként nem jelöljük meg, mert bizonytalan e tevékenységek eredményes teljesítése, mivel a közigazgatási reformok miatt most még nem tudjuk, mely munkafolyamatok, munkakörök maradnak a hivatalnál, így teljes felelősséggel nem állíthatjuk, hogy azokat indikátorokkal igazolva racionalizálni tudjuk.
Viszont a feladatok elvonása miatt mindenképp el kell végeznünk majd a hivatali diagnózist, és annak részeként a munkafolyamatok, munkakörök átvilágítását, és lehetőség szerinti ésszerűsítésüket, átszervezésüket.

A konkrét célok bemutatása

1.1. Szervezeti szükségletfelmérés

A szervezeti szükségletfelmérés szempontjai alapján részletes tanulmányt készítünk, mely megfelelő alapul szolgál az általános és konkrét célok kijelöléséhez, a szakmai munka elvégzéshez.

2.1. Képzés

A képzések
•    egyrészt támogatják magának az új, rugalmas foglalkoztatási formának/munkaidő-szervezésnek a zökkenőmentes és sikeres bevezetését, megvalósítását,
•    másrészt hozzásegítik a rugalmas foglalkoztatásban résztvevőket e pályázat céljaival releváns kulcskompetenciáik fejlesztéséhez vezetői, illetve adatkezelési, informatikai és személyiségfejlesztő tréningek nyújtásával.
A rugalmas foglalkoztatásról a hivatal valamennyi alkalmazottja részére szervezünk egy tájékoztató előadást, a tréningek esetében pedig a munkatársak legalább 90%-ának lehetővé kívánjuk tenni, hogy legalább egy képzésen részt vegyen.
Figyelembe véve a járási-hivatali átalakítási elképzeléseket és a várható létszámcsökkentési terveket, számításaink szerint a hivatal létszáma jelentősen csökkenni fog. Ezek alapján tűztük ki a képzés indikátoraként a képzést eredményesen elvégzett személyek számát, melyet – inkább alultervezve – 50 főben határoztunk meg.
A tervezett költségvetés 60-70 fő részére biztosít többnapos tréningeket. Így lehetővé válik, hogy egyes alkalmazottak két tréningen is részt vegyenek, illetve megfelelő fedezetet nyújt arra az esetre, ha nem az általunk tervezett drasztikus mértékben csökken a hivatal létszáma, és 50 főnél nagyobb létszám képzési igényét kell kielégítenünk.

2.4. Dokumentációk át/kidolgozása

A hivatali-járási átszervezések következtében is szükségessé váló teljes hivatali átvilágítást végzünk - lehetőség szerint folyamat/munkakör racionalizálással. Ehhez kapcsolódóan átdolgozzuk a hivatal működéséhez kapcsolódó szabályozókat és a munkaügyi dokumentumokat. Korrigáljuk a távmunkavégzés igazolásának dokumentumait, szükség szerint bővítjük azokat, a rugalmas munkaidő esetében pedig fejlesztjük a munkaidő nyilvántartást.
A végzett munkát az át/kidolgozott dokumentumok mennyisége fogja reprezentálni.

2.5. Munkaszervezés átalakítása

A munkaszervezés átalakításakor kiteljesítjük a távmunkavégzés szabályozottságát, rendezettségét a hivatalban. Felmérjük, hogy szempontjaink szerint mely munkaköri feladatok ellátása eredményesebb, hatékonyabb távmunkavégzés keretében, illetve a munkavállalók részéről mely személyek alkalmasak rá, illetve további sajátos szempontokat is figyelembe fogunk venni.
A jelenlegi két személy mellett további kollegáknak, a mindenkori összlétszám legalább 15%-ának kívánjuk lehetővé tenni a részbeni távmunkavégzést.

2.6. Munkaidők átszervezése

A jelenlegi ügyfélfogadási időtartam megtartása, szükség szerinti korrekciója (pl. az adott időmennyiség máskénti elosztása) mellett be kívánjuk vezetni a rugalmas munkaidő rendszerét, képviselő-testületünk egyetértésével, valamennyi hivatali alkalmazott vonatkozásában.

2.12. ERFA tevékenység

A rugalmas munkaidő bevezetéséhez elengedhetetlenül szükséges elavult jelenlét nyilvántartási - és részben ajtónyitó - rendszerünk korszerűsítése, ezért egy biometrikus komplex rendszer kiépítését tervezzük.
A biometrikus jelenlét-nyilvántartási rendszert a hivatal valamennyi alkalmazottjára, az ajtónyitót viszont csak néhány helyiség esetében kívánjuk kiépíteni.

Kapcsolódó, önmagukban nem választható tevékenységek

3.1. Kommunikációs tevékenység

A rugalmas foglalkoztatás fejlesztése érdekében az intranet, a belső információs és kommunikációs rendszer fejlesztése.

3.4. Projektmenedzsment

A projekt menedzsmentjének ellátása érdekében projektmenedzsert és pénzügyi vezetőt biztosítunk.

3.5. Tájékoztatás, nyilvánosság biztosítása

A pályázati kiírásnak megfelelően a projekt megvalósítása során a hatályos jogszabályokban meghatározott tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségeknek eleget teszünk.